社内マニュアルは、新しくその会社で働く人やまだ業務に慣れていない人などが見るものです。
そのため、なるべく分かりやすく作成しておきたいものでしょう。
しかし、分かりやすい社内マニュアルを作成するというのは意外と難しいのではないでしょうか。
そこで今回は、社内マニュアルを作る際のポイントについて紹介します。
□社内マニュアルを作る上でのメリットとは
そもそも社内マニュアルを作るメリットとはなんでしょうか。
1つ目は時間の短縮が挙げられます。
社内マニュアルが無い場合は、ルールや勤務方法を上司に直接教えてもらわなければなりません。
しかし、これでは教えている間に上司は自分の仕事ができなくなってしまいます。
もし、社内マニュアルがあれば何も分からない状態でもある程度のことは自分で理解できるので、上司はその間に仕事ができます。
理解度の違いによってお互いの予定時間を狂わせる心配も少なく、分からない部分があったとしてもそこだけ質問すれば良いので無駄な業務時間を奪うこともないでしょう。
2つ目はコストの削減です。
これは1つ目の理由にも関係するのですが、時間が短縮されれば残業時間や休み時間を利用して行う仕事を減らせます。
そのため、人件費が節約できるというわけです。
3つ目は品質の安定や向上に繋がるという面でしょう。
どうしても口頭で教わると、その教わった人の色が出てきます。
そのため、業務方法やモチベーションまで少しずつ変わってきてしまう可能性があるのです。
しかし、社内マニュアルがあれば、全員が同じものを見て学ぶのでバラツキが出ません。
これは、業務やサービス、商品の安定に繋がります。
また、モチベーションなども社内で統一され、品質も安定することでミスが減り品質の向上にも繋がるでしょう。
□社内マニュアル作成のポイント
しかし、先ほど紹介した社内マニュアルのメリットを十分に発揮させるためには、しっかりとした分かりやすい社内マニュアルを作る必要があります。
そこで、今からは社内マニュアルを作る際のポイントについて紹介しましょう。
＊社内マニュアルを作る前のポイントについて
まずは、作成前のポイントです。
社内マニュアルを作る場合は、いきなり一つ一つの項目を細かく作るのではなく、最初にざっくりとした構成を決めておきましょう。
これをすることによって、社内マニュアルの全体像を最後まで見失うことなく目的に合ったものが作れます。
内容が大きく外れてしまったり、ぶれてしまったりする心配もありません。
次に、内容を時系列で作業別にまとめましょう。
社内マニュアルの中でも特に業務内容をまとめる際にはこのポイントを押さえるようおすすめします。
業務というものは時間とともに流れがあり順番に沿って行います。
そのため、作業する人は流れに沿っていると見やすく理解もしやすいのです。
また、担当者ごとにタスクを分けておくと良いでしょう。
特に複数の部署が関わる業務は担当業務などが混ざってしまわないようしっかりと行うようおすすめします。
＊社内マニュアルを作る際のポイントについて
先ほどは、社内マニュアルを作る際の事前準備について紹介しましたが、ここからは作成する際のポイントについてです。
1つ目のポイントは、仕事の全体像が把握できるようなマニュアルにすることです。
仕事を進める際に、全体像を知っていると効率的に仕事を進められますが、新人はまだその全体像が掴めていません。
そのため、まずは仕事の全体像を知ってもらいましょう。
また、全体像が掴めていれば、大体のやるべきことは分かるため、大きな失敗も減らすことができます。
周りに迷惑をかける回数も少なくなるため、教える側も教えられる側もストレス無く良い雰囲気のまま業務を覚えられるでしょう。
2つ目は仕事の判断基準が示されていることです。
何を行うにも判断するというのは難しいですが、基準が記されていれば新人でも迷うことなく判断でき、業務もスムーズに行えるでしょう。
書き方としては、スローガンのような判断基準を書き、その後に理由を書くと分かりやすくておすすめです。
3つ目は到達目標を行動レベルで示してあることです。
漠然と良い仕事をしろといっても分かる人はあまりいません。
そのため、どのような行動をすれば良い仕事なのかを明確にしましょう。
それによって、とるべき手段や行動も明確ですし仕事の質も向上します。
さらに、数値を使用すればもっと詳しく具体的になるので分かりやすいのではないでしょうか。
4つ目は、業務手順をステップ式で記すことです。
業務はどの人が、どのようなことを、どのような手順で行うのかが分かりやすく記されていないといけません。
そのため、ステップごとに作業内容を記すと分かりやすくて良いでしょう。
5つ目は、チェックリストを作ることです。
業務の際に確認が必要なことをチェックリストで確認する機会を設けることでミスやトラブルを減らせます。
ミスがなくなれば品質の安定に繋がるのでぜひ作成してみてください。
6つ目は、コツやノウハウも一緒に記すことです。
コツやノウハウというものは人それぞれあります。
自分に合っていても他人には合わない場合ももちろんあるでしょう。
そのため、皆で持ち寄ってたくさんの情報を記しておくことで、新人は早く自分に合ったコツやノウハウを見つけられるのです。
□まとめ
今回は、社内マニュアルを作る際のポイントについて紹介しました。
社内マニュアルは、誰がみても分かりやすいものでなくてはいけません。
そのため作成するには工夫が必要ですが、作成してしまえばとても便利です。
ぜひ皆さんも、本記事をもとに社内マニュアルを作成してみてください。
